Les reçus de paiement 

Le reçu de paiement fait partie intégrante du fonctionnement d’une entreprise ou d’une personne physique. Avec la facture, ils constituent des documents essentiels de la comptabilité et de la facturation. En plus de son intérêt fiscal, il permet de documenter les dépenses commerciales et donne une lisibilité de l’activité financière d’une entreprise. Pour être pertinent, cet écrit devrait idéalement contenir certaines informations. Que faut-il savoir sur ce document comptable indispensable ? 

Qu’est-ce qu’un reçu de paiement ? 

A distinguer de la facture, le reçu de paiement est un acte sous seing privé par lequel une entreprise ou un particulier reconnaît avoir encaissé le montant associé à la vente de produits ou services à ses clients. C’est un modèle de document papier ou électronique indispensable dans le cadre des transactions commerciales, de la facturation et de la collecte de TVA. Parfois appelé « reçu » ou quittance dans le cas d’un loyer, il permet de justifier le paiement d’une somme entre deux parties : l’entrepreneur vendeur ou prêteur émetteur de factures et le client acheteur ou preneur. 

Lors des transactions commerciales, le vendeur émet une facture à l’endroit de l’acheteur. Dès lors que le client paye le montant de ladite facture, un modèle de reçu de paiement est alors délivré par l’émetteur. Par ce document, le vendeur reconnaît avoir encaissé la somme d’argent due pour le service ou produit vendu. Vous l’aurez compris, les reçus de paiement attestent de l’effectivité d’un paiement, et sont la preuve irréfutable du règlement financier d’une transaction à une date précise. 

Il est possible de créer un modèle de reçu à partir d’un fichier Excel, Word, PDF ou d’un modèle depuis une page en ligne. Vous pouvez aussi acquérir des outils comme un logiciel de caisse pour le générer. Avec cette solution de facturation, vous pouvez télécharger et émettre des modèles de reçus dématérialisés ou en papier pour vos transactions. Peu importe le mode de création (tableau Excel, Word, PDF), vous pouvez parallèlement avoir une vision 360° sur vos solutions de paiement grâce au portail de pilotage comme le merchant portal. 

Quelles sont les informations à faire apparaître sur votre reçu de paiement ? 

Il n’y a pas d’informations obligatoires à indiquer sur les reçus de paiement papier, PDF, Word ou émis en ligne lors des transactions. Cependant, il sied qu’idéalement, certaines informations figurent sur les modèles de reçu, pour fournir le maximum de données aux clients sur une vente. 

Entre autres informations de facturation utiles à mentionner sur votre reçu, il y a : 

  • Le titre du reçu de paiement indiquant la nature de l’opération concernée ; 
  • La mention de la facture ou devis total correspondant à la somme d’argent reçue ;
  • Le nom de votre entreprise et/son logo ;
  • Les informations d’identification de l’entreprise ou de particulier émetteur : numéro de téléphone, email, adresse, dénomination sociale, le numéro SIRET, etc. ; 
  • Le montant total de la vente ou des taxes selon le cours de l’euro dans votre pays ; 
  • Le numéro de la quittance ; 
  • Le solde restant dû par le client le cas échéant ;
  • La date de paiement par le client ; 
  • Le mode de paiement : espèces à la caisse, carte bancaire, chèques ; 
  • Le montant de la TVA. 

A télécharger sur la page du site marchand ou à imprimer depuis le logiciel de caisse, le reçu de paiement est à générer en deux modèles : un modèle pour le client et une copie pour l’entrepreneur. Ces documents servent de preuve pour les paiements de factures de votre activité, et permettent à chaque partie de faire figurer l’opération dans sa comptabilité à bonne date.

Pourquoi un reçu de paiement est-il essentiel pour votre facturation ?

Comme les factures et les bons, les reçus de paiement sont des pièces essentielles à la facturation au sein d’une entreprise et pour le particulier. Pouvant être envoyé en ligne par mail aux clients qui va les télécharger et imprimer sous format papier, ces documents assurent la traçabilité des dépenses. 

Pour les deux parties, il est important de les conserver, afin de tenir leur comptabilité et d’un point de vue fiscal. En effet, ils servent à effectuer les déclarations d’impôts et taxes liées à l’activité. Ils garantissent aussi l’absence de litige entre les parties.

Quand est-ce que le reçu de paiement est-il nécessaire ? 

Dans le cadre d’un contrat ou des transactions avec des versements d’acomptes, le reçu de paiement sert de récapitulatif. En version principale ou copie, il précise aux deux parties le montant de la transaction déjà réglé, et le solde restant à régler. Outre ce cas, les reçus de paiement ont une autre utilité. 

De facto, les reçus de paiement sont souvent émis lors des paiements en ligne. Le paiement validé, la page internet du site marchand où l’opération a été effectuée va présenter le reçu à télécharger, alors qu’une facture normalisée sera envoyée à l’adresse mail fournie à l’achat de produits ou services. 

Ils sont aussi populaires dans le cadre des opérations in-store. De plus, document attestant l’encaissement partiel ou total d’une somme d’argent, le reçu de paiement se digitalise de plus en plus. Pour preuve, les solutions PayWish et PayOnsite se sont déjà adaptées en proposant la digitalisation des reçus. 

Par ailleurs, pour chaque achat ou vente, le reçu de paiement est une preuve de plus de la confiance mutuelle entre le marchand et ses clients.